Những điều kiện để một hóa đơn là hóa đơn hợp pháp, hợp lý, hợp lệ.

1.Hóa đơn chứng từ hợp pháp:

– Hóa đơn do Bộ tài chính (Tổng cục thế) phát hành và được cơ quan thuế

cung cấp cho các cơ sở kinh doanh.

– Hóa đơn do các cơ sở kinh doanh tự in theo mẫu quy định và đã được cơ quan thuế chấp nhận sử dụng.

– Hóa đơn đã được doanh nghiệp làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn,

nếu chưa thông báo phát hành hóa đơn mà vẫn sử dụng hóa đơn thì đó là bất hợp pháp

– Các bạn có thể tra cứu tại trang web của cục thuế: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html

Một số vấn đề cần lưu ý:

Doanh nghiệp bạn có giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ có thật, hóa đơn tài chính đầy đủ, thanh toán minh bạch ( thanh toán qua ngân hàng) nhưng vẫn có thể gặp phải một trong các tình hướng rủi ro về hóa đơn như sau:

a, Doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, dịch vụ này không nằm trong phạm vi hoạt động đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp đó.

Vd: DN X ký hợp đồng với DN Y về việc cung cấp dịch vụ kế toán. Nhưng trong giấy phép DKKD của DN X lại không đăng ký kinh doanh mảng hoạt động này. Do vậy hóa đơn mà DN X xuất cho DN Y là bất hợp pháp.

b, DN bạn có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ của các DN đang nằm trong danh sách DN tạm dừng kinh doanh hoặc đang bỏ trốn của cơ quan thuế.

2. Hóa đơn hợp lệ :

Hóa đơn hợp lệ được hiểu là sự phù hợp với các thông lệ. Hóa đơn phải đảm bảo đầy đủ nội dung các chỉ tiêu và yêu cầu ghi trên hóa đơn như:

Ghi rõ ngày tháng năm phát hành, họ tên, tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, tài khoản thanh toán ( nếu có) của người mua và người bán, hình thức thanh toán, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, tiền hàng, thuế suất, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán, chữ ký người mua, người bán, có dấu của công ty bên bán.

Nếu không có chữ ký của giám đốc thì phải có giấy ủy quyền và đóng treo vào bên trên góc trái hóa đơn, người được ủy quyền ký vào đây

Hóa đơn được lập theo đúng nguyên tắc lập hóa đơn GTGT theo thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 ( Có hiệu lực từ ngày 1/6/2014)

*Trích Khoản 1 điều 16 về nguyên tắc lập hóa đơn như sau:

1. Nguyên tắc lập hóa đơn
2. a) Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh chỉ được lập và giao cho người mua hàng hóa, dịch vụ các loại hóa đơn theo hướng dẫn tại Thông tư này.
3. b) Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa.

Nội dung trên hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; không được tẩy xóa, sửa chữa; phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ; chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có). Trường hợp hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hóa đơn thì không phải gạch chéo.

1. c) Hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên. Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số.
2. d) Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.

Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều đơn vị trực thuộc trực tiếp bán hàng hoặc nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm cùng sử dụng hình thức hóa đơn đặt in có cùng ký hiệu theo phương thức phân chia cho từng cơ sở trong toàn hệ thống thì tổ chức kinh doanh phải có sổ theo dõi phân bổ số lượng hóa đơn cho từng đơn vị trực thuộc, từng cơ sở nhận ủy nhiệm. Các đơn vị trực thuộc, cơ sở nhận ủy nhiệm phải sử dụng hóa đơn theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn trong phạm vi số hóa đơn được phân chia.

Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được ủy nhiệm đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một máy chủ thì tổ chức kinh doanh phải có quyết định phương án cụ thể về việc truy xuất ngẫu nhiên của các cơ sở bán hàng và đơn vị được ủy nhiệm. Thứ tự lập hóa đơn được tính từ số nhỏ đến số lớn cho hóa đơn truy xuất toàn hệ thống của tổ chức kinh doanh.

Hóa đơn hợp lệ sẽ là ăn cứ để xác định chi phí được trừ hay không được trừ khi tính thuế TNDN

Chú ý:

Những hóa đơn có giá trị > 20tr phải chuyển khoản qua ngân hàng thì mới được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lý, hợp lệ khi tính thuế TNDN

3. Hóa đơn hợp lý:

Nói đến hóa đơn hợp lý là nói đến chi phí hợp lý. Chi phí có hóa đơn hợp pháp, hợp lệ vẫn chưa đủ, nó còn phải hợp lý.

Nội dung trên hóa đơn phải đúng- phù hợp với nội dung kinh doanh và có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong phạm vi được cấp pháp trên GPKD của doanh  nghiệp.

   Chúc các bạn thành công.!

Thẻ:Hóa đơn